Job Description Reservation Clerk

Job Description

TITLE                                   : Receptionist/Reservation Clerk

DEPARTMENT                  : Front Office

RESPONSIBLE TO           : Reception Manager

Job Purpose

To ensure that the highest standards of hospitality and welcome are demonstrated at all times. To complete all relevant procedures as laid down.

  

Main Responsibilities/Key Tasks

Reservation duties

1. To be fully conversant with special promotions offered by the hotel and to pass this information on to the guest whenever the possibility arises.
2. To promote the other departments within the hotel at every given opportunity in order to maximise hotel sales.
3. To make sure that all reservations have the correct deposit taken.
4. To ensure that all confirmations are sent out by the end of the shift.
5. To be aware of the hotel availability and that every opportunity to maximise room  sales is taken.

Reception duties

1. Provide a hospitable service to the standards laid down by the hotel.
2. To offer assistance to other departments, including Bar, Restaurant, Spa and  Housekeeping whenever you are needed.
3.  Whenever possible to anticipate guests needs, to be aware of all written and spoken requests, to carry out these requests in a courteous and helpful manner.
4. To be fully conversant and able to operate the hotel’s front office systems.
5. To ensure that all charges are correctly posted to the guests bills following the standard procedures.
6. To deal with cash, cheque and credit transactions and to ensure that any discrepancies are reported immediately.
7. To ensure that all messages received for guests are passed on accurately and as quickly as possible.
8. To carry out all Reception duties following procedures as outlined in the S.O.P. Manual.
9. To ensure the security of guests property, and lost property following security procedures
10. To ensure the correct levels of stationary are maintained in Reception.
11. To arrive for work at the correct time and to ensure your appearance follows the hotels set standards.
12. To undertake any other reasonable duties directed as by the Management.

Person Specification

Essential Criteria

Skills and abilities

1.    The ability to empathise and communicate with a diverse range of individuals

2.    The ability to work under pressure

3.    To build and maintain a good working relationship with colleagues and customers at all levels.

4.    To be adaptable

5.    To be self-motivated with the ability to complete routine and non-routine tasks as needed.

6.    Good attention to detail with the ability to spot errors and question information received.

7.    The ability to empathise and communicate with a diverse range of individuals.

8.    Basic numeric skills – being able to do basic calculations

Qualifications

9. Educated to GCSE standard Maths & English or equivalent

Experience/Knowledge

10. previous experience of working within a customer facing role

11. Experience of working with confidential information

Attributes

12. Willingness to learn how to use and maintain unfamiliar equipment or computer programmes etc

13. Must be flexible to work shifts over a 7 day period.

Desirable

1.    Experience of working within a busy Hotel reception environment 

Tip and Trik dalam Menghadapi Ujian TOEFL

 Memang TOEFL itu bervariasi. Sekarang bukan zamannya lagi TOEFL paper based test. Sekarang, dengan kemajuan teknologi, iBT TOEFL telah “melanggang” buana. Tipe-tipe dalam iBT berbeda dari pBT (paper based test). Hal ini karena, dalam internet based, semua aspek diujikan, terlebih lagi speaking dan writing yang menantang.

Contohnya: kita disodorkan dua case, pertama dari reading, yang memberikan suatu opini tertentu.

Kemudian kita disodorkan oleh listening, yang membawa kita pada situasi yang berbeda (kontra atau mendukung) reading test. Nah, inilah yang berbeda, dan dengan perbedaan ini kita harus lebih meng-improve listening, writing, selain juga structure and written expression. Na, selamat ber-TOEFL ria…!

SETIAP kali jadwal penerimaan mahasiswa dimulai atau tawaran beasiswa studi di luar negeri dari institusi bergengsi dibuka, para calon mahasiswa di seluruh dunia berbondong-bondong mengikuti ujian bahasa Inggris TOEFL (Test of English as a Foreign Language). Itulah tes kemampuan berbahasa Inggris yang diselenggarakan bagi orang-orang yang bahasa ibunya bukan bahasa Inggris.

TOEFL pertama kali diselenggarakan pada tahun 1963. Hingga saat ini, TOEFL diselenggarakan di 165 negara dan puluhan juta orang telah mengikuti tes tersebut. TOEFL mempunyai kedudukan yang sangat penting karena semua perguruan tinggi di luar negeri, terutama negara-negara berbahasa Inggris, menjadikan TOEFL sebagai salah satu syarat penerimaan mahasiswa. Biaya mengikuti tes TOEFL sebesar 130 dollar Amerika.

TOEFL ada dua macam, yakni International TOEFL dan Institutional TOEFL. International TOEFL diselenggarakan oleh Kantor TOEFL di Amerika, dengan

menunjuk badan-badan khusus yang tersebar di seluruh dunia. Saat ini, soal-soal International TOEFL yang diselenggarakan di ibu kota negara sudah menggunakan sistem komputer, namun di kota-kota lain masih menggunakan sistem kertas dan pensil.

Institutional TOEFL biasanya diselenggarakan perguruan tinggi atau lembaga bahasa Inggris terkemuka, dengan mengacu soal-soal dari International TOEFL. Institutional TOEFL juga masih menggunakan sistem kertas dan pensil. Walaupun soal-soalnya sama, namun hasil tes Institutional TOEFL tidak diakui secara internasional.

Sebaiknya sebelum memutuskan mengikuti International TOEFL, pastikan dulu pada pihak universitas atau pemberi beasiswa apakah mereka menerima Institutional TOEFL. Jika ya, lebih baik mengambil Institutional TOEFL karena biayanya jauh lebih murah, hanya 25 dollar Amerika. Di Indonesia, salah satu penyelenggara Institutional TOEFL adalah Aminef.

BANYAK orang menganggap soal TOEFL sangat sulit dan menjebak karena berbeda dengan soal-soal di bahasa Inggris biasa (general English). Namun walau sulit, bukan tidak mungkin mendapatkan nilai tinggi di TOEFL. Dengan persiapan yang baik dan tahu strategi mengerjakan soal-soal TOEFL, maka peluang mendapatkan nilai tinggi TOEFL sangat terbuka.

“Ujian TOEFL memang sukar. Soalnya banyak yang mengecoh. Selain itu, waktu yang tersedia sangat pendek. Dalam waktu 130 menit harus mengerjakan 140 soal dan mengerjakan esai 300 kata dalam waktu 30 menit. Untuk ujian listening, peserta ujian harus mengerahkan konsentrasi karena percakapannya sangat cepat, sering tidak jelas, dan hanya diputar satu kali,” kata Danny R Cyssco, penulis buku TOEFL dan Bahasa Inggris, dalam seminar “Keys to Succes in TOEFL” yang diselenggarakan Toko Buku Gramedia, akhir Juli lalu.

Menurut Cyssco, tidak bisa ujian TOEFL dilakukan dengan hanya belajar satu malam atau satu minggu sebelum tes. Para peserta TOEFL harus mempersiapkan diri jauh-jauh hari agar bisa mendapatkan nilai tinggi.

“Sebaiknya ambillah kursus persiapan TOEFL untuk meningkatkan pemahaman bahasa Inggris. Persiapan juga bisa dilakukan dengan mempelajari buku-buku TOEFL, mencoba mengerjakan soal-soalnya, lalu mencocokkan jawabannya. Dengan sering mencoba soal-soal tersebut, peserta menjadi terbiasa dengan jebakan-jebakan yang ada di TOEFL,” ujar Cyssco.

Tambahnya, “Jika sudah biasa mengerjakan, maka peserta tes tidak lagi merasa gugup dan grogi saat ujian. Sesiap apa pun seorang peserta, jika perasaan tidak tenang maka dia bisa gagal dalam ujian itu.”

Tes TOEFL terdiri dari empat bagian, yakni listening (mendengarkan), structure and written expression (tata bahasa), reading (memahami bacaan), dan writing (esai). Mendengarkan terdiri 50 soal dan lamanya 35 menit. Tata bahasa mempunyai 40 soal yang harus dijawab dalam waktu 25 menit. Dan untuk mengerjakan 50 soal bacaan disediakan waktu 55 menit. Sedangkan untuk esai, setiap peserta harus membuat karangan sepanjang 300 kata dalam waktu 30 menit. Dalam menulis karangan ini, setiap peserta harus memberikan argumentasi.

Karena waktu yang disediakan sangat pendek sementara soalnya begitu banyak dan menjebak, maka diperlukan strategi dalam mengerjakannya.

Menurut Cyssco ada kiat-kiat umum yang bisa dilakukan oleh para peserta.

Pahami perintahnya dengan baik. Dari tahun ke tahun, perintah yang ada dalam soal-soal TOEFL selalu sama. Jadi hal ini bisa dipelajari sebelum mengikuti tes. Dengan begitu, tidak perlu membuang waktu untuk membaca perintah soal.

Dengarkan percakapan dengan seksama karena hanya diputar satu kali. Konsentrasilah pada soal. Jangan bicara atau melihat ke sesuatu yang lain karena bisa membuyarkan konsentrasi.

Pilihlah pertanyaan yang mudah dulu. Jangan buang waktu untuk mengerjakan soal

yang sulit. Biasanya, soal-soal TOEFL bertingkat, dari mudah ke sulit. Namun untuk jawabannya, tidak ada model yang pasti. Maksudnya, setelah menjawab B empat kali, maka jawaban berikutnya pasti D.

Jangan sampai ada soal yang kosong karena sistem penilaian TOEFL bukan sistem penalti, dikurangi bila memberikan jawaban salah.

Jangan menyontek atau memberitahu teman. Jika ketahuan, maka panitia tidak segan-segan mengeluarkan peserta itu dan melarang mengerjakan tes lagi.

SELAIN ada kiat-kiat umum, tentu ada kiat khusus. Kiat khusus ini sangat berguna untuk mengerjakan soal mendengarkan dan tata bahasa.

Kiat khusus untuk soal mendengarkan. Duduklah di dekat pengeras suara, bukan di dekat radio tape. Namun jangan duduk di depannya langsung, juga jangan dekat tembok karena suara akan bergema.

Soal mendengarkan terdiri dari tiga bagian. Masing-masing bagian memiliki kiat khusus. Untuk bagian pertama, begitu mendengar percakapan, fokuslah pada pembicara ke dua. “Biasanya jawabannya ada pada pembicara ke dua,” kata Cyssco. Kemudian perhatikan struktur kalimat dan ekspresi dari pembicara. Misalnya setuju, terkejut, tidak pasti, menyarankan, dan sebagainya.

Untuk bagian kedua, fokuskan pendengaran pada kalimat pertama karena ide dari percakapan tersebut ada di situ. Buatlah kesimpulan tentang situasi dan keadaan di mana percakapan itu terjadi. Misalnya kapan, di mana, dan siapa. “Tetapi jangan buat catatan karena hal itu dilarang. Jika tidak yakin tebak saja,” tegas Cyssco.

Untuk bagian ketiga, bacalah dulu keempat jawaban dari masing-masing soal, lalu pilihlah jawaban yang cocok dengan percakapan.

Strategi khusus yang bisa dipakai untuk soal tata bahasa adalah memahami soal. Mulailah mengerjakan soal yang mudah, yakni nomor 1-15. Setelah itu baru nomor 16-40. Pilihlah dua jawaban yang paling mungkin, lalu pelajarilah. Jika masih tidak tahu mana jawaban yang benar, tetaplah menjawab. Jika masih ada waktu, periksalah nomor-nomor akhir karena itu yang sulit.

Satu yang harus diingat, walau nilai TOEFL penting, yang lebih penting lagi adalah pemahaman yang baik terhadap bahasa Inggris dan berani menggunakannya.