Pengertian Hotel Reservasi

Pemesanan Kamar Hotel adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh calon tamu hotel untuk memesan sejumlah kamar dan fasilitas lain yang diperlukan untuk masa yang akan datang.

a)      Klasifikasi reservasi

1        Individual Reservation

Reservasi pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan atau sebuah keluarga. Reservasi ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. Harga yang diberikan adalah harga normal atau harga paket (Normal Rates/ Package Rates/ Family Plan Rates).

2        Group/ Tour Reservation

Reservasi pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar. Seringkali harga yang diberikan adalah harga diskon (Discount Rates/ Group Rates).

3        Conference Reservation

Reservasi pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan eksibisi atau pertemuan di hotel. Reservasi ini biasanya dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau suatu asosiasi. Harga yang diberikan biasanya adalah harga komersial (Commercial Rates).

b)      Macam-macam reservasi

1        Guaranteed Reservation

Guaranteed Reservation adalah suatu reservasi pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan. Tujuan dari penjaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan. Hal ini biasanya dilakukan pada saat musim ramai (Peak Season/ High Season).

Adapun jenis-jenis dari Guaranteed Reservation adalah :

a.       Pre-payment

Adalah pembayaran yang dilakukan oleh para calon tamu untuk sejumlah harga kamar dan fasilitas yang dipesan selama tinggal sebelum mereka mempergunakan fasilitas/menempati kamar. (Full payment is required before the day of arrival).

b.      Credit Card

Jaminan pemesanan kamar dengan menggunakan tagihan Kartu Kredit.

c.       Advance Deposit

Adalah pembayaran yang dikirimkan/dibayarkan oleh calon tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu paling sedikit harga kamar untuk satu malam atau lebih dan kurang dari harga keseluruhan selama tinggal.

d.      Contractual Agreement (Corporate)

Sebuah bentuk kerjasama dimana perusahaan menyetujui untuk membayar sejumlah kamar kepada pihak hotel. Pembayaran tersebut dilakukan bila kamar digunakan atau tidak digunakan.

e.       Travel Agent

Penjaminan pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak Biro Perjalanan.

2        Non-guaranteed Reservation

Non-guaranteed Reservation adalah suatu pemesanan kamar yang tidak disertakan jaminan apapun. Pihak hotel hanya akan memastikan kamar yang telah dipesan tersedia, sampai pada batas waktu yang telah ditentukan saat tanggal kedatangan. Biasanya batas waktu tersebut adalah pukul 18.00 waktu setempat. Hal ini sering disebut juga dengan istilah state reservation cancellation time.

c)      Alat, media, metode atau cara reservasi

Alat, media, metode atau cara yang digunakan oleh calon tamu dalam melakukan pemesanan kamar antara lain :

1.      Telephone

2.      Letter

3.      Facsimile

4.      E-mail (Hotel Web Site)

5.      Computer Terminal

6.      Personal   

Sumber pemesanan kamar.

1.      In Person (Direct Reservations)

2.      Airline

3.      Travel Agent (Agencies)

4.      Company/ Corporate

5.      Inters All Agency (Airline Reservation Office, Car Rental Companies, Even Organizer and Hotel Properties)

d)     Sistem penanganan reservasi

1.      Manual System (Penanganan Reservasi Dengan Cara Manual)

a.       Seluruh informasi pemesanan kamar dicatat pada formulir reservasi (Reservation Form) kemudian data reservasi dipindahkan pada Slip atau Buku Harian Reservasi (Reservation Slip/ Diary)

b.      Tabel yang digunakan biasanya adalah Conventional Reservation Chart (CRC) atau Density Chart dimana seluruh pemesanan kamar yang telah diterima dimasukkan pada tabel tersebut berdasarkan bulan.

2.      Computerized Reservation System (Penanganan Reservasi Dengan Sistem Komputer)

Computerized System dapat digunakan sebagai bagian dari Manual System. Informasi data pemesanan kamar dicatat pada Formulir Pemesanan Kamar secara manual, kemudian data tersebut dipindahkan ke dalam komputer.

e)      Penanganan Reservation Amendment, Cancellation, and No- Show

1.      Amendment of Reservation

Yang dimaksud dengan amendment of a reservation adalah perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan. Perubahan tersebut biasanya dilakukan oleh calon tamu dengan alasan tertentu. Perubahan yang sering terjadi atas suatu pemesanan kamar antara lain :

a)      Perubahan tanggal tiba atau tanggal berangkat

b)      Perubahan jenis kamar atau jumlah tamu yang menginap

2.      Cancellation of Reservation

Cancellation of reservation adalah pembatalan atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan karena alasan tertentu.

3.      No-Show (DNA: Do Not Arrival)

Adalah tamu yang telah memiliki pemesanan kamar namun tidak datang tanpa pemberitahuan sebelumnya:

f)       Jenis-jenis laporan bagian reservasi

Langkah terakhir pada suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan-laporan reservasi. Dengan adanya laporan-laporan tentang reservasi maka hotel dapat memaksimalisasi tingkat penjualan kamar (Room Sales) dengan melalukan pengawasan yang akurat tentang Room availability (Kamar yang tersedia untuk dijual) dan Forecasting of Potential Room Sales (Ramalan tentang potensial penjualan kamar dimasa mendatang). Tiap-tiap hotel memiliki jenis-jenis laporan reservasi yang berbeda, hal ini sangat tergantung pada kebutuhan management. Namun secara umum jenis-jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat dibawah ini.

1.      Reservation Transaction Report

Ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-perubahan reservasi dan pembatalan.

2.      Expected Arrival and Expected Departure List

Daftar tamu yang diharapkan tiba dan berangkat pada tanggal tertentu.

3.      Room Availability Report

Daftar yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia dan yang dijual.

4.      Group Status Report

Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.

5.      Special Arrival List

Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.

6.      Turn-away Report

Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak (hal ini biasanya dilakukan bila hotel mengalami Fully Booked atau Over Booking)

7.      Revenue Forecast Report

Laporan tentang pendapatan penjualan kamar yang diproyeksikan dimasa yang akan datang.

8.      Reservation Histories

Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, walk-in, overstays dan understays